办公室接待礼仪【10篇】

时间:2023-01-10 13:15:09 来源:网友投稿

办公室接待礼仪1  着装仪容规范  不要忽视办公室着装。如果你看上去干净利落、衣着整洁,自己也会感觉良好、自信十足。注意,在穿着上不要百无禁忌,过于招摇。新进单位的人要根据自己工作性质、职位选择适宜下面是小编为大家整理的办公室接待礼仪【10篇】,供大家参考。

办公室接待礼仪【10篇】

办公室接待礼仪1

  着装仪容规范

  不要忽视办公室着装。如果你看上去干净利落、衣着整洁,自己也会感觉良好、自信十足。注意,在穿着上不要百无禁忌,过于招摇。新进单位的人要根据自己工作性质、职位选择适宜的服装。不要穿过于追逐时尚;过于休闲的服装,相对保守正规一些的服装会给人留下好感。此外,要是你整天标新立异,想办法从外观上引起上司或者同事们的视线的话,上司或者同事们反而会认为你不把心思放在工作上,工作肯定不会太认真。

  来访者接待

  前台在岗位上一般是坐着的。但遇到有访客来时,应立即起身,面朝向来访者点头、微笑致意:您好,请问您找一位?、有预约吗。知道找谁,并确认是预约之后,请来访者稍等,立即帮其联系。如果要找的人正在忙,可以请其稍等,用规范的仪态引领来访者入座倒水。如果等了很长时间,访客要找的人还在忙,要关照一下来访者并说向其说明,不要扔在那里不管。

  如果来访者要找的没有出来接,让其自己过去,前台接待应该用规范的手势指引如何去,或者带来访者去。如果来访者要找的人的办公室门即使是开着的,也要先敲门,获得许可后再请来访者进入,为来访者倒好茶后,前台就要返回岗位。当然,如果前台只有一位的话,直接指引来访者就行了。

  如果来访者知道找谁,但没有预约,办公室前台要打电话问问,告诉相关同事或领导助理/秘书,单位的来访,不知道是不是方便接待。出于对来访者的礼貌和方便拒绝时的得体处理,即使是要找的同事或者领导亲自接,都可以当作是其他人接的电话,再询问。这样在来访者听来,即使电话那头没有答应接待,也不是他要找的人直接拒绝的,为一下步的处理留下了余地。

  接电话礼仪

  办公室前台接起电话的声音要不急不慢,并终保持轻松、愉悦的声调,不得在电话中和来电者耍脾气、使性子甚至说粗口。接电话中,要勤说请问、对不起、请稍等之类的谦词。

  在电话铃响的第二、第三声的时候接起电话。接起电话首先要说您好,(办公室名称,如果办公室名称较长,应用简称),忌以喂开头。如果因故迟接,要向来电者说对不起,让您久等了。对知道分机号码或者转向具体人姓名的电话,可以礼貌地说请稍等,并马上转接过去。

  如果要求转接领导电话、对方又知道领导姓名,不知道分机号的话,就要礼貌地询问,对方是谁、哪个单位的。如果是如广告、变相广告之类的电话,应该用礼貌的借口挡驾,或者转到相关部门处理。

  鉴于前台每天要接很多电话,为防止嗓子出现意外,要随时准备水,以滋润嗓子,随时保持良好的声音效果。

办公室接待礼仪2

  一、办公室前台仪容规范

  面带笑容,保持开朗心态,有利于营造和谐、融洽的工作气氛;保持身体清洁卫生,这不仅是健康的需要,更是文明的表现,有利于与人交往;头发梳理整齐、面部保持清洁;男员工不留长发,女员工不化浓妆;保持唇部润泽,口气清新,以适合近距离交谈;手部干净,指甲修剪整齐,男员工不留长指甲,女员工不涂抹鲜艳指甲油;宜使用清新、淡雅的香水。

  二、电话接待礼仪

  前台接起电话的声音要不急不慢,并终保持轻松、愉悦的声调,不得在电话中和来电者耍脾气、使性子甚至说粗口。接电话中,要勤说“请问”、“对不起”、“请稍等”之类的谦词。

  在电话铃响的第二、第三声的时候接起电话。接起电话首先要说“您好,×××(办公室名称,如果办公室名称较长,应用简称)”,忌以“喂”开头。如果因故迟接,要向来电者说“对不起,让您久等了”。对知道分机号码或者转向具体人姓名的电话,可以礼貌地说“请稍等”,并马上转接过去。

  如果要求转接领导电话、对方又知道领导姓名,不知道分机号的话,就要礼貌地询问,对方是谁、哪个单位的。如果是如广告、变相广告之类的电话,应该用礼貌的借口挡驾,或者转到相关部门处理。

  鉴于前台每天要接很多电话,为防止嗓子出现意外,要随时准备水,以滋润嗓子,随时保持良好的声音效果。

  三、来访者接待礼仪

  前台在岗位上一般是坐着的。但遇到有访客来时,应立即起身,面朝向来访者点头、微笑致意:“您好,请问您找一位?”、“有预约吗”。知道找谁,并确认是预约之后,请来访者稍等,立即帮其联系。如果要找的人正在忙,可以请其稍等,用规范的仪态引领来访者入座倒水。如果等了很长时间,访客要找的人还在忙,要关照一下来访者并说向其说明,不要扔在那里不管。

  如果来访者要找的没有出来接,让其自己过去,前台应该用规范的手势指引如何去,或者带来访者去。如果来访者要找的人的办公室门即使是开着的,也要先敲门,获得许可后再请来访者进入,为来访者倒好茶后,前台就要返回岗位。当然,如果前台只有一位的话,直接指引来访者就行了。

  如果来访者知道找谁,但没有预约,前台要打电话问问,告诉相关同事或领导助理/秘书,×××单位的×××来访,不知道是不是方便接待。出于对来访者的礼貌和方便拒绝时的得体处理,即使是要找的同事或者领导亲自接,都可以当作是其他人接的电话,再询问。这样在来访者听来,即使电话那头没有答应接待,也不是他要找的人直接拒绝的,为一下步的处理留下了余地。

  关于办公室基本礼仪

  1、多给别人鼓励和表扬,尽量避免批评、指责和抱怨,不要逼别人认错。

  2、要学会倾听。不要说得太多,想办法让别人多说。

  3、如果你要加入别人的交谈,先要弄清楚别人究竟在说什么。

  4、交谈之前尽量保持中立、客观。表明自己的倾向之前先要弄清楚对方真实的倾向。

  5、注意对方的社交习惯并适当加以模仿。

  6、不要因为对方是亲朋好友而不注意礼节。

  7、别人有困难时,主动帮助,多多鼓励。

  8、不要轻易打断、纠正、补充别人的谈话。

  9、尽可能谈论别人想要的,教他怎样去得到他想要的。

  10、始终以微笑待人。

  11、做一个有幽默感的人。但是在讲笑话的时候千万不要只顾着自己笑。

  12、以谦卑的姿态面对身边的每一个人。

  13、跟别人说话的时候尽量看着对方的眼睛,不管你是在说还是在听。

  14、转移话题要尽量不着痕迹。

  15、要学会聆听对方的弦外之音。也要学会通过弦外之音来委婉地表达自己的意思。

  16、拜访别人一定要事先通知。

  17、不要在别人可能忙于工作或者休息的时候打电话过去。除非是非常紧急的事情。

  18、给别人打电话的时候,先问对方是否方便通话。

  19、尝试着跟你讨厌的人交往。

  20、你在背后说任何人的坏话都迟早有一天传入这个人的耳朵。

  21、不要说尖酸刻薄的话。

  22、牢记他人的名字。养成偶尔翻看名片簿、电话本的习惯。

  23、一件事情让两个人知道就不再是秘密。

  24、一定要尊重对方的隐私,不管是朋友还是夫妻。

  25、很多人在一起的时候,当你与其中某个人交谈,请不要无视其他人的存在。

  26、要勇于认错。

  27、做一个脱离低级趣味的人。

  28、给予他人同情和谅解。

  29、尽可能用“建议”取代“命令”。

  30、不要轻易做出承诺。承诺的事情就一定要尽可能做到。

办公室接待礼仪3

  办公室礼仪含义

  办公室是一个处理公司(单位)业务的场所,办公室的礼仪不仅是对同事的尊重和对公司文化的认同,更重要的是每个人为人处事,礼貌待人的最直接表现。办公室礼仪涵盖的范围其实不小,但凡电话、接待、会议、网络、公务、公关、沟通等都有各式各样的礼仪。

  其实,在办公室遵守礼仪,是职场人士的基本要求,根本不需要被人刻意强调。不过现在很多人由于物质的充足而得意忘形,忽略了人生中本来应该知道了解和做到的一些细节。在此提醒大家,时代可以改变,生活可以改变,心情可以改变,但是我们的礼仪不能改变。

  打断会议不要敲门,进入会议室将写好的字条交给有关人员;当来访者出现时应由专人接待,说“您好,我能帮您做些什么吗?”;办公时间不大声笑谈,交流问题应起身走近,声音以不影响其他人员为宜;当他人输入密码时自觉将视线移开;

  不翻看不属自己负责范围内的材料及保密信息;对其他同事的客户也要积极热情;在征得许可前不随便使用他人的物品;同事之间相互尊重,借东西要还,并表示感谢。

  办公室接待礼仪有哪些

  1、接访礼仪:

  来人时,要按照一起身、二询问、三让座、四倒水、五解答或办理、六送客六个环节来操作,态度热情,语气*和。

  需引荐领导时,经报告允许后予以引荐。

  领导不在时,应根据事情的轻重缓急电话报告领导。未能和领导联系上的,当日内要报告领导。

  2、接电礼仪:

  (1) 来电时,应在响应5声内接起。

  (2) 办公室及值班人员要坚守岗位,确保办公室电话畅通。 接打电话时,要注意使用文明用语,谈话事项及时登记并通知有关领导及个人。

  3、打电话礼仪:

  选择适当的时间机会。

  不适合打电话的几种情况:

  刚上班的半个小时之内,快下班的半个小时之内,早、中、晚吃饭及午休时间,休闲度假时间不打公事电话。最好的时间为上午9点,下午3点半。

  公事最好掌握3分钟原则,长话短说,废话少说

  4、泡茶礼仪:

  装茶时,用茶匙向空杯内装入茶叶,切忌用手抓茶叶,以免手气或杂味混淆茶叶的品质。

  请客人喝茶时,要将茶杯放在托盘上端出,并用双手端出。

  茶杯放在客人的右手上方。

办公室接待礼仪4

  在办公室内的接待礼仪规范要点

  着装仪容规范

  不要忽视办公室着装。如果你看上去干净利落、衣着整洁,自己也会感觉良好、自信十足。注意,在穿着上不要百无禁忌,过于招摇。新进单位的人要根据自己工作性质、职位选择适宜的服装。不要穿过于追逐时尚;过于休闲的服装,相对保守正规一些的服装会给人留下好感。此外,要是你整天标新立异,想办法从外观上引起上司或者同事们的视线的话,上司或者同事们反而会认为你不把心思放在工作上,工作肯定不会太认真。

  来访者接待

  前台在岗位上一般是坐着的。但遇到有访客来时,应立即起身,面朝向来访者点头、微笑致意:您好,请问您找一位?、有预约吗。知道找谁,并确认是预约之后,请来访者稍等,立即帮其联系。如果要找的人正在忙,可以请其稍等,用规范的仪态引领来访者入座倒水。如果等了很长时间,访客要找的人还在忙,要关照一下来访者并说向其说明,不要扔在那里不管。

  如果来访者要找的没有出来接,让其自己过去,前台接待应该用规范的手势指引如何去,或者带来访者去。如果来访者要找的人的办公室门即使是开着的,也要先敲门,获得许可后再请来访者进入,为来访者倒好茶后,前台就要返回岗位。当然,如果前台只有一位的话,直接指引来访者就行了。

  如果来访者知道找谁,但没有预约,办公室前台要打电话问问,告诉相关同事或领导助理/秘书,单位的来访,不知道是不是方便接待。出于对来访者的礼貌和方便拒绝时的得体处理,即使是要找的同事或者领导亲自接,都可以当作是其他人接的电话,再询问。这样在来访者听来,即使电话那头没有答应接待,也不是他要找的人直接拒绝的,为一下步的处理留下了余地。

  接电话礼仪

  办公室前台接起电话的声音要不急不慢,并终保持轻松、愉悦的声调,不得在电话中和来电者耍脾气、使性子甚至说粗口。接电话中,要勤说请问、对不起、请稍等之类的谦词。

  在电话铃响的第二、第三声的时候接起电话。接起电话首先要说您好,(办公室名称,如果办公室名称较长,应用简称),忌以喂开头。如果因故迟接,要向来电者说对不起,让您久等了。对知道分机号码或者转向具体人姓名的电话,可以礼貌地说请稍等,并马上转接过去。

  如果要求转接领导电话、对方又知道领导姓名,不知道分机号的话,就要礼貌地询问,对方是谁、哪个单位的。如果是如广告、变相广告之类的电话,应该用礼貌的借口挡驾,或者转到相关部门处理。

  鉴于前台每天要接很多电话,为防止嗓子出现意外,要随时准备水,以滋润嗓子,随时保持良好的声音效果。

  办公室内接待礼仪

  (一)迎宾礼节。迎宾礼仪是办公室日常接待的重要工作。正确的迎宾工作,除了热情和真诚,礼仪常识必不可少。迎来送往,是日常接待工作的主要方面。

  1.办公室日常迎宾。秘书在办公室接待来访的客人,既有预先约定的,也有临时无约的不速之客。不管是有约的还是无约的,秘书都应热情地以礼相待。

  当来宾若是熟悉且依约前来的,秘书可亲切地与其握手并礼貌地将其引到事先安排好的会谈地点。对首次到访的来宾,不管有约无约,秘书都应诚恳地进行自我介绍,然后或确认或恭敬而礼貌地询问来宾身份,并与其握手致意,必要时可与来宾礼貌地交换名片。对有约的、重要的,或是远道而来的来宾,为了表示郑重、尊敬和热情、友好,主人(多数是秘书)应提前到达预先约定的地点或本单位的大门口、办公楼下恭候来宾。当来宾乘坐的车辆驶近时,应面带微笑,挥手招呼致意,以示我们在此已经恭候多时了,欢迎您的光临之意。

  2.办公室之外迎宾。有时,秘书必须陪同或代表领导到机场、码头、车站等交通场所迎接来宾,或在接待活动地迎接来宾,这相对于办公室日常迎接来说,程序更为复杂些,礼仪礼节要求也更为讲究。迎宾时,主人应提前到达迎接地点。来宾到达后,主人应上前热情地招呼、问候,然后或自我介绍,或互相介绍,或交换名片。如果与来宾是初次见面,秘书可事先准备好写有如欢迎XX公司XX先生一行之类醒目文字的接站牌。

  对重要的来宾,可在交通场所或特定的地方举行一定的欢迎仪式。必要时,要安排迎宾线,即在迎宾时,为了表示隆重,同时也便于主客双方相互致意,主方人员列队迎接来宾。迎宾线可安排在门内,也可安排在门外,但一定要面向来宾方向。迎宾线的迎接人员要按职务的高低排列,排列方式可是一字式或雁字式。

  欢迎重要来宾时,有时还要安排送花。送花时,一般宜选择代表友谊、喜悦、欢迎花语的花卉,如玫瑰、兰花、紫罗兰等。如果是接待外宾,送花时,一定要尊重来宾所在国对花的禁忌风俗。一般来说,以红色花系或紫色花系为佳,忌用黄色花卉和菊花、杜鹃花、石竹花。来宾所在国的国花一般都会受欢迎。在数目上,西方人送花一般是单数,但不能送13朵。

  (二)送宾礼节。俗话说:出迎三步,身送七步。这是迎送客人的最基本礼节。送别客人时,秘书应根据实际情况,将客人送至办公室(或接待室)门口,或送至电梯口,或送至单位的大门口等,与客人握手道别,必要时还要为客人打开车门。送别时一定要注意的是,不管送到哪里,都要面带微笑,挥手目送客人远去。握手道别时,主人一般不宜先伸手,以免给人造成逐客的误会。

  重要的访问应当举行一定的欢送仪式,欢送仪式可在交通场所或特定的地方举行。必要时,要安排送宾线,即在送宾时,为了表示隆重,同时也便于主客双方相互话别,主方人员列队送别来宾。送宾线的人数及安排与迎宾类似。同时,有时还可安排送花。送别时,可用芍药花、胭脂花等,也可加杨柳、杉枝表示祝福和惜别,同迎接时送花一样,也要注意有关的禁忌。

  办公室职场接待礼仪

  1.接待礼仪规范

  如是上级视察或外单位人员参观,工作人员应当起立迎接,面带微笑。并行注目礼;如上级需要了解情况,要如实回答,语言简洁,声音清晰,讲普通话;领导告辞时,应起身相送。

  如果是来访者,应站起来握手相迎;并表示问候和敬意。如果来访者所办事情简单,需要站着交谈,则双方都应该站着,知道谈完为止,切不可来访者站着,自己坐着;如果来访者需要较长时间,应该请来访者坐下谈话,并上茶。

  倒茶应该倒杯子的78成,不可倒满。在正式场合,应当避免使用一次性杯子,如使用一次性杯子,应当使用杯托,方便客人喝茶。

  要认真倾听来访者的叙述,对来访者的意见和观点不要轻易表态,对一时不能回答的,要约定时间再联系。

  正在接待时,有电话或者新的来访者,应尽量让其他人接听电话或者接待,避免中断正在进行的接待。

  如果要结束接待,可以婉言提出借口,如对不起,我要参加一个会,今天先谈到这里好吗?等,也可以用起身等身体语言告诉对方结束谈话。

  2.行走礼仪规范

  在行走过程中,多人一同单行行走时,通常以前排为上,领导、长辈、贵宾在前,自己应当自觉随后。唯有需要引导带路时,方可走在前排。

  两人并排行走时,一般以内侧为上,即靠道路内侧、靠墙内侧的位置较为尊贵。

  三人行走或三人以上行走时,则往往中间为上。

  出入房门时,引导者须主动替来宾开门或者关门,待癞病首先通过。随之再轻掩房门,赶上来宾。

  3.乘电梯礼仪规范

  出入无人控制电梯,引导者须先入后出,以操控电梯。出入有人控制的电梯时,引导者则*先出。

  电梯中愈靠近内侧,是愈尊贵的位置。

  乘电梯时,脸要朝门的方向。斜倚在壁上或瞪着眼睛望着别人都是不礼貌的表现。进入电梯后,绝对不能吸烟;尽量避免说话,如果不能避免,则一定要小声,而且要简短。

办公室接待礼仪5

  办公室访客接待礼仪

  1.行政文员负责回答访客的询问,了解来访目的,协助作好访客登记,通知相关部门人员接待。

  2.部门会议及访客接待由部门相关人员跟进。

  3.访客接待基本技能:既要机敏,又要有礼貌。要殷勤恳切,只要访客一走进办公室或办公桌前,就该面带笑容地打招呼。要替事先不曾约定的访客着想,仔细倾听这种没预约的访客解释他的来意与理由。如果不能安排当时会见,就表示遗撼,并为他安排以后会见。按顺序请访客进去,可按事先安排次序或以到达先后为次序。要做好访客登记,记上时间、名字、职务、来访目的和业务关系,以及通讯地址等。

  4.访客接待基本礼仪:

  4.1客人来访时,应立刻从椅子上站起来,并礼貌性招呼一声“您好”,当对方递过名片来时,应用双手接过来,并念出对方的姓名和公司名称。

  4.2引导访客到上司办公室或会客室时,在离位前应先把桌上的文件资料合起并放好,避免让人看到或遗失。

  4.3在走廊、楼梯陪同访客行走时,要配合访客步调,在访客右侧前一公尺处引导。在转弯或上楼梯前应先有所指示动作,让访客明白所往去处。

  4.4在到达目的地前,要指明“就在这里”,在打开门之前要先敲门。如果门向外开,应用手按住门,让访客先行进入并指引落座;如果门向内开,应先进入,按住门后再请访客入内。

  4.5进入室内后,应请客人坐上位(离入口较远处),并说“请坐,稍候”。退出会客室时,应以正面倒走方式退出,并关上门,挂上“访客中”字样的牌。

  4.6面谈时,应当在适当的时候端饮料(茶、咖啡、奶茶),饮料应放在盘中端出并放在访客正面的桌面上,并做出请用的手式。面谈时间过长,应当在适当时间入内添加茶水;面谈结束后,应将访客的物品交给对方,若发现访客离开后有遗忘之物,应马上上报处理。

  4.7部门接待人员在访客走后,要对会客室进行整理,处理善后事务。为了避免新访客到来久等,整理工作要利落、敏捷。如距下一位访客来临有一段时间,应先开窗通风。烟缸里如有前一位访客的"烟蒂,应马上清除。总之,无论在何时,或处于何种状态,部门接待人员都应以最快捷的速度迎接访客。

  接待预约访客

  看到客户后,微笑着打招呼。如坐着,则应立即起身。

  握手和交换名片。

  将客户引到会议室。奉茶或咖啡。

  会谈。会谈结束。送客。

  接待临时访客

  确认访客所在单位、姓名、拜访对象、拜访事宜和目的。

  如本人无时间接待,尽量安排他人接待,不要让访客空手而归。如果暂时脱不开身,则请访客在指定地点等候,并按约定时间会见访客。

  看到访客后,微笑着问候,并握手和交换名片。

  如果访客找的是本人,则直接带访客到会议室会谈。

  如果访客找的是其他人,则迅速联系受访对象,告之访客的所在单位、姓名和来意。

  依受访者的指示行事:

  1、带到会客室。奉茶或咖啡。告之受访对象何时到。

  2、将访客带到办公室,将其引导给受访对象后告退。

  3、告诉访客,受访者不在或没空接待,请访客留下名片和资料,代为转交。约定其他时间来访。表示歉意。礼貌送客。

  奉茶或咖啡

  准备好杯子、杯垫、托盘、奶精、糖、抹布等器具。各项器具要洁净、完好无缺。

  不管份数多少,一律使用托盘端送。右手拿抹布,以便茶水或咖啡洒在桌面上时,可以立即擦拭。

  先将托盘放在桌面上,再端送给客人。若会客室关着门,应先敲门再进入。进入时面带微笑,点头示意。

  奉茶或咖啡的顺序:客人优先;职位高者在先。

  留意奉茶或咖啡的动作:双手捧杯,视状况从客人的正面或斜后方奉上。奶精和糖放在大家方便取用处。

  双手拿起托盘,后退一步,鞠躬或致意说一句“打扰了”,然后退出,把门关上。

办公室接待礼仪6

  茶具要清洁

  客人进屋后,先让座,后备茶。冲茶之前,一定要把茶具洗干净,尤其是久置未用的茶具,难免沾上灰尘、污垢,更要细心地用清水洗刷一遍。在冲茶、倒茶之前最好用开水烫一下茶壶、茶杯。这样,既讲究卫生,又显得彬彬有礼。如果不管茶具干净不干净,胡乱给客人倒茶,这是不礼貌的表现。人家一看到茶壶、茶杯上的斑斑污迹就反胃,怎么还愿意喝你的茶呢?现在一般的公司都是一次性杯子,在倒茶前要注意给一次性杯子套上杯托,以免水热烫手,让客人一时无法端杯喝茶。

  茶水要适量

  放置的茶叶不宜过多,也不宜太少。茶叶过多,茶味过浓;茶叶太少,冲出的茶没啥味道。假如客人主动介绍自己喜欢喝浓茶或淡茶的习惯,那就按照客人的口味把茶冲好。倒茶时,无论是大杯小杯,都不宜倒得太满,太满了容易溢出,把桌子、凳子、地板弄湿。不小心,还会烫伤自己或客人的手脚,使宾主都很难为情。当然,也不宜倒得太少。倘若茶水只遮过杯底就端给客人,会使人觉得是在装模作样,不是诚心实意。

  端茶要得法

  按照我国人民的传统习惯,只要两手不残废,都是用双手给客人端茶的。但是,现在有的年轻人不懂得这个规矩,用一只手把茶递给客人了事。双手端茶也要很注意,对有杯耳的茶杯,通常是用一只手抓住杯耳,另一只手托住杯底,把茶端给客人。没有杯耳的茶杯倒满茶之后周身滚烫,双手不好接近。有的同志不管三七二十一,用五指捏住杯口边缘就往客人面前送。这种端茶方法虽然可以防止烫伤事故发生,但很不雅观,也不够卫生。请试想,让客人的嘴舔主人的手指痕,好受吗?

  添茶要及时

  如果上司和客户的杯子里需要添茶了,你要义不容辞地去给他们添茶。你可以示意服务生来添茶。让服务生把茶壶留在餐桌上,由你自己亲自来添则更好——这是不知道该说什么好的时候最好的掩饰办法。当然,添茶的时候要先给上司和客户添茶,最后再给自己添,这样也体现出自己对上司和客户的尊重。

办公室接待礼仪7

  一、办公室的日常接待礼仪

  迎宾礼仪是办公室日常接待的重要工作。正确的迎宾工作,除了热情和真诚,礼仪常识必不可少。迎来送往,是日常接待工作的主要方面。

  1、办公室日常迎宾

  秘书在办公室接待来访的客人,既有预先约定的,也有临时无约的“不速之客”。不管是有约的还是无约的,秘书都应热情地以礼相待。

  当来宾若是熟悉且依约前来的,秘书可亲切地与其握手并礼貌地将其引到事先安排好的会谈地点。对首次到访的来宾,不管有约无约,秘书都应诚恳地进行自我介绍,然后或确认或恭敬而礼貌地询问来宾身份,并与其握手致意,必要时可与来宾礼貌地交换名片。

  对有约的、重要的,或是远道而来的来宾,为了表示郑重、尊敬和热情、友好,主人(多数是秘书)应提前到达预先约定的地点或本单位的大门口、办公楼下恭候来宾。当来宾乘坐的车辆驶近时,应面带微笑,挥手招呼致意,以示“我们在此已经恭候多时了,欢迎您的光临”之意。

  2、办公室之在外迎宾

  有时,秘书必须陪同或代表领导到机场、码头、车站等交通场所迎接来宾,或在接待活动地迎接来宾,这相对于办公室日常迎接来说,程序更为复杂些,礼仪礼节要求也更为讲究。

  迎宾时,主人应提前到达迎接地点。来宾到达后,主人应上前热情地招呼、问候,然后或自我介绍,或互相介绍,或交换名片。如果与来宾是初次见面,秘书可事先准备好写有如“欢迎__公司__先生一行”之类醒目文字的接站牌。

  对重要的来宾,可在交通场所或特定的地方举行一定的欢迎仪式。必要时,要安排迎宾线,即在迎宾时,为了表示隆重,同时也便于主客双方相互致意,主方人员列队迎接来宾。迎宾线可安排在门内,也可安排在门外,但一定要面向来宾方向。迎宾线的迎接人员要按职务的高低排列,排列方式可是“一字式”或“雁字式”。

  欢迎重要来宾时,有时还要安排送花。送花时,一般宜选择代表“友谊、喜悦、欢迎”花语的花卉,如玫瑰、兰花、紫罗兰等。如果是接待外宾,送花时,一定要尊重来宾所在国对花的禁忌风俗。

  一般来说,以红色花系或紫色花系为佳,忌用黄色花卉和菊花、杜鹃花、石竹花。来宾所在国的国花一般都会受欢迎。在数目上,西方人送花一般是单数,但不能送13朵。

  3、送宾礼节

  俗话说:“出迎三步,身送七步。”这是迎送客人的最基本礼节。送别客人时,秘书应根据实际情况,将客人送至办公室(或接待室)门口,或送至电梯口,或送至单位的大门口等,与客人握手道别,必要时还要为客人打开车门。送别时一定要注意的是,不管送到哪里,都要面带微笑,挥手目送客人远去。握手道别时,主人一般不宜先伸手,以免给人造成“逐客”的误会。

  重要的访问应当举行一定的欢送仪式,欢送仪式可在交通场所或特定的地方举行。必要时,要安排送宾线,即在送宾时,为了表示隆重,同时也便于主客双方相互话别,主方人员列队送别来宾。送宾线的人数及安排与迎宾类似。同时,有时还可安排送花。

  送别时,可用芍药花、胭脂花等,也可加杨柳、杉枝表示祝福和惜别,同迎接时送花一样,也要注意有关的禁忌。

  二、办公室的日常接待仪表要求

  头发:办公室人员的够发要经常清洗保持清洁,做到无异味,五头皮屑;男士的头发前边不能过眉毛,两边不能过鬓角;女士在办公室尽量不要留披肩发,前边刘海不能过眉毛。

  指甲:指甲不能太长,应经常注意修剪,女性职员涂指甲油要尽量用淡色。

  面部:女士职员要化淡妆上岗,男士不能留胡须,胡须要经常修剪。

  口腔:保持清洁,上班前不能喝酒或吃有异味食品。

  服装:工作场所的服装应清洁、方便,不追求修饰。具体要求是:

  1、衬衫:无论是什么颜色,衬衫的领子与袖口不得污秽。

  2、领带:外出前或要在众人面前出现时,应配戴领带,并注意与西装、衬衫颜色相配。领带不得肮脏、破损或歪斜松驰。

  3、鞋子应保持清洁,如有破损应及时修补,不得穿带钉子的鞋。

  4、女性职员要保持服装淡雅得体,不得过分华丽。

  5、职员工作时不宜穿大衣或过分雍肿的服装。

  三、办公室的日常接待要点

  1、立刻招待来访的客人

  大部分来访的客人对单位来说都很重要,要表示友好热情和愿意提供服务的态度。如果你正在打字应立即停止,即使是在打电话也要对来客点头示意,但不需要马上起来迎接,也不必与来客握手。

  2、热情主动问候客人

  打招呼时,应轻轻地点头并面带笑容。如果是老客户,称呼要显得比较亲切。

  3、陌生的客人光临时

  务必问清其姓名及公司或单位名称。通常可问:请问贵姓?请问您是哪家单位?

  4、有客人未预约来访时

  不要直接回答领导在或不在,而要告诉对方:“我去看看他是否在。”同时婉转地询问对方来意:“请问您找他有什么事?”如果对方没有通报姓名则必须问明,尽量从客人的回答中,充分判断能否让他与领导见面。

  5、判断来客的身份

  要事先了解领导是愿意随时接待任何来客,还是喜欢视情况而定,一般可以将来客分为几个种类:

  (1)客户;

  (2)工作上的伙伴,搭档;

  (3)家属,亲戚;

  (4)私人朋友;

  (5)其他。

  在没有预约的情况下,通常可按照以上顺序来决定何者为先。如果来客非常重要,就不要私自挡驾。

  6、谢绝会晤说明理由,并表示歉意

  不要在没取得领导的同意以前就确认你另定的约见时间,告诉来客:“我能否给您回电话再确认时间?”

  7、未经领导同意,不轻易引见

  即使是事先有预约的来客光临,也要先通报领导(用电话联系或亲自前去报告),等候指示。倘若没有预约,即使是你认为领导肯定会接见的客人,也不可擅自引见。

  8、如果领导不在或一时联络不上

  应该向重要来客说明原因,表示将主动联络或协助安排另一约见时间。如果对方表示同意,应向对方探询其通讯地址以及联络时间。

  9、让来客等候时要注意

  热情招呼客人,以免使其感觉受到冷落。如果客人要提前来访,请其等候为合情合理。请对方在适当的位置坐下,接待室*常要准备些报刊杂志,备有介绍本单位的的宣传品,供来访客人阅读。客人就坐的位置应与你的座位保持一段距离,这样,在你离座时,对方不会看到你办公桌上的文件。

  10、带路时走在客人前方

  带路时要边留意客人的步伐,走在客人前方2—3步远的位置,边引导,可说:“请往这边走。”走到拐弯处时要暂停,以手指示方向,并向客人说:“请这边走。”

  在乘坐电梯时要让客人先上先下。按下电钮后示意客人先进先出:“请上电梯。”“请下电梯。”开门关门时留意手不要交叉或背着手开门。手把在右侧的门用左手开,在左侧的用右手开,这样姿势会更优美。

  若是向内开的门,则应你先进,并用手按住门说:“请进”,等客人进来后再松开门。

办公室接待礼仪8

  1、以茶代礼的风俗

  我国汉族同胞还有种种以茶代礼的风俗。南宋都城杭州,每逢立夏,家家各烹新茶,并配以各色细果,馈送亲友毗邻,叫做七家茶。这种风俗,就是在茶杯内放两颗青果即橄榄或金桔,表示新春吉祥如意的意思。

  2、品茗着装很重要

  茶的本性是恬淡*和的,因此,品茗礼仪要求着装整洁大方,女性切忌浓妆艳抹,大胆暴露;男性也应避免乖张怪诞,如留长发、穿乞丐装等。

  3、敬茶要注意

  客来敬茶,这是我国汉族同胞,最早重情好客的传统美德与礼节。直到现在,宾客至家,总要沏上一杯香茗。喜庆活动,也喜用茶点招待。开个茶话会,既简便经济,又典雅庄重。所谓君子之交淡如水,也是指清香宜人的茶水。

  4、男女订婚的茶文化

  民间男女订婚以茶为礼,女方接受男方聘礼,叫下茶或茶定,有的叫受茶,并有一家不吃两家茶的谚语。同时,还把整个婚姻的礼仪总称为三茶六礼。这是最尊敬的礼仪。这些繁俗,现在当然没有了,但婚礼的敬茶之礼,仍沿用成习。

办公室接待礼仪9

  一、打电话接待礼仪

  1、不打无准备之电话。打电话的人作为主动行为者,应该考虑到被动接听者的感受。打电话时要有良好的精神状态,站着最好,坐着也行,但不要躺着,或歪靠在沙发上,那势必发出慵懒的声音,更不能边吃东西边打电话。拿起听筒前,应明白通话后该说什么,思路要清晰,要点应明确。

  2、选择适当的通话时间。原则是尽量少打扰对方的作息。一般而言,三餐时间,早七点(假日八点)以前,晚十点以后,对方临出门上班、临下班要回家时,不宜打电话。除非有万不得已的特殊情况,切忌半夜三更打电话,以免惊扰对方及其家人。通话时间也要控制,尽量长话短说。

  3、注意说话礼貌。打电话始终要用礼貌语,常用的有:您好、我说清楚了吗、谢谢、再见、晚安。打电话时,应作简要的问候、自我介绍并说出要求通话的人,切忌说你知道我是谁吗?猜猜看!之类的话。音量要适中,以对方听得清晰为准。语速要稍缓,语气应*和,给对方以亲切感,但不可拿腔拿调、装腔作势。接听电话时,以礼貌用语通报自己的单位名称,一方面做了礼节性的问候,又能让对方听清楚你的单位。当电话交谈要结束时,须询问对方,这既是尊重对方也是提醒对方,最后以再见之类的礼貌语结束。

  4、转接电话有分寸。如果对方要传呼其他同事,接听者应该热情地告诉对方,如:好的,请稍候。然后用手捂住受话器,或去请或直接把话筒递给同事。如果同事不在场,接听者应委婉地说:需要转告吗?,可以留下您的电话吗?,切忌以一声不在、没看到即挂断。

  5、接打手机要文明。手机礼仪既有电话礼仪的共性,还有其特殊的规范。手机的基本特点在于移动性,可能把噪音带到任何场所,因此手机使用者要特别注意顾及他人。在一般情况下,要让手机处在开机状态,随身携带,以便及时接听,不让对方焦急等待,也不让远离主人的手机吵烦他人。在不便及时接听的情况下,一有机会,就要及时回话并说明原因,致以歉意。在特殊场合,比如在开车、开会、动手术、讲课、表演、会谈时,在影剧院、医院、音乐厅、图书馆里,在飞机、公交车、宾馆大堂上你不能旁若无人地打手机。打手机应特别注意说话简洁,节约通话时间。如果对方正在路上或在办事或处在不宜多说话的场合,就更应长话短说。最好要通报一下自己所在的方位,以便对方判断各自的处境。

  二、当面接待礼仪

  1、接待群众来访。要态度诚恳热情,认真听取意见和建议;对群众反映的问题,按有关政策的法律、法规的规定,解答清楚;能够当即办理的事情立即办理,一时解决不了的问题与群众约定时限,向领导汇报后,协调有关部门加以解决。

  2、接待上级来访。接待要周到。对领导交待的工作要认真听、记;领导了解情况,要如实回答;如领导是来慰问,要表示诚挚的谢意。领导告辞时,要起身相送,互道再见。

  3、接待下级来访。下级来访,接待要亲切热情。除遵照一般来客礼节接待外,对反映的问题要认真听取,一时解答不了的要客气地回复。来访结束时,要起身相送。

  三、接待上级检查汇报礼仪

  1、遵守时间,不失约定。应树立极强的恪守时间的观念,不要过早抵达,使上级准备未毕而难堪,也不要迟到,让上级等候过久。

  2、进门前先轻轻敲门,经允许后才能进门。不可大大咧咧,破门穿堂,即使门开着,也要用适当的方式告诉上级有人来了,以便上级及时调整体态、心理。

  3、精神饱满,仪态端庄。站有站相,坐有坐相,文雅大方,彬彬有礼。。

  4、汇报实事求是,口音吐字清晰。有喜报喜,有忧报忧,语言精炼,条理清楚,不可察言观色,投其所好,歪曲或隐瞒事实真相。

  5、保持冷静,维护形象。汇报工作出现上级不注意礼仪时,不可冲动,仍然要坚持以礼相待,也可以以身示范来暗示上级纠正错误,或者直言相陈,但得注意言辞的艺术性。

  6、告辞礼貌,细致周到。汇报结束后,上级如果谈兴犹在,不可有不耐烦的体态语产生,应等到由上级表示结束时才可以告辞。告辞时,要整理好自己的材料、衣着与茶具、座椅,当领导送别时要主动说谢谢或请留步。

  四、接待下级汇报工作礼仪

  1、如果已约定时间,应准时等候,如有可能可稍提前一点时间,并做好记载要点的准备以及其他准备。

  2、及时招呼汇报者进门入座。不可居高临下,盛气凌人,大摆官架子。

  3、当下级汇报时,可与之目光交流,配之以点头等表示自己认真倾听的体态动作。对汇报中不甚清楚的问题可及时提出来,要求汇报者重复、解释,适当提问,但要注意所提的问题不至于打消对方汇报的兴致。

  4、不随意批评、拍板,要先思而后言。

  5、听取汇报时不要有频繁看表或打哈欠、做其他事情等不礼貌的行为。

  6、要求下级结束汇报时可以通过合适的体态语或委婉的语气告诉对方,不能粗暴打断。

  7、如果已到了吃饭时候,可挽留下级吃便饭。

  8、当下级告辞时,应站起来相送。如果联系不多的下级来汇报时,还应送至门口,并亲切道别。

办公室接待礼仪10

  文秘办公室接待的礼仪常识

  (1)接待来访礼仪

  人们经常会出于各中原因来办公室找秘书,所以秘书人员要掌握接待来访者的礼仪,这不但涉及到组织形象问题,对秘书工作能否顺利开展也有很大关系。

  如果因工作繁忙暂时无法接待来访者,应首先致歉然后询问来访者是稍作等待还是另约时间,切不可让他人无故等太久。当来访者是上级或长者时,秘书要站起来握手以示欢迎。来访者是为了说明某些问题,一定要有耐心听完别人的话,而且要用你的表情和行为表明你是在认真的倾听。在交谈过程中,不要随意承诺;当出现矛盾和意见分歧时,要克制自己的情绪,以*和的态度处理。

  在交谈处理事务过程中,能立刻解决或答复的问题要及时处理,不能摆架子或故意拖延时间;对于不能马上解决的问题,要向来访者说明理由,另约时间予以解决或商讨。如果来访者来访时间过长而你又有其他事情要做,可以委婉地提醒或以看手表、起身等行为身体语言告诉对方结束谈话。切忌不可以敷衍、不耐烦的生硬态度草草结束谈话,给对方留下不良印象,从而影响组织和单位形象。

  (2)拜访礼仪

  对外联系是秘书工作的重要内容之一,出于各种原因,秘书人员经常要拜访他人。了解和掌握拜访礼仪,可以帮书秘书人员圆满顺利地完成工作任务。

  拜访时首要的礼仪是准时赴约,一般情况下要提前3—5分钟到达。万一出现意外的紧急情况要迟到时,一定要打电话向对方说明理由,表示歉意。为了表示尊重,拜访一般提前3—5天预约,赴约前一天再次确认一下时间和地点。没有特别的情况,一般不要突然拜访,以免打乱对方的工作安排。与求见人见面后,如果是初次见面要主动自我介绍,如果是熟人,也要先问候并握手致意。谈话时应开门见山,不要海阔天空,浪费时间。说话时要注意对方的反应,要给对方讲话、答复的时间,不要一个人滔滔不绝。对对方的举动要十分敏感,当对方有结束谈话的意思时要及时起身告辞,切忌死赖不走,不知趣。

  (3)汇报工作时的礼仪

  向上级汇报工作是秘书的重要工作内容之一。秘书人员掌握正确的汇报工作的礼仪,一方面可以给上级留下良好的印象,同时也可以畅通无阻地和领导交流,提高办事效率。

  由于领导工作繁忙,秘书人员和领导约好的谈话时间一定要严格遵守,不可失约。恪守时间是秘书人员的基本素质要求之一。赴约时不要过早抵达以免领导还没做好准备而出现难堪的局面;也不要迟到,让领导等候。进领导办公室前,要轻轻敲门,经允许后方可入内。如果领导办公室的门是开着的,也要敲门以提醒领导及时调整好自己的状态。

  汇报时,要以注意举止文雅大方,谈吐得体。语速语调适中,吐字清晰。语言简练,条理清楚。汇报过程中,领导有任何的意见和建议要及时纪录下来以便谈话结束后整理补充原有的材料。汇报结束后,如果领导谈兴犹浓,不可有不耐烦的表现,要等领导表示结束后方可告辞。告辞时要整理好自己的衣着、座椅等,当领导送别时要主动说“谢谢”、“请留步”等以示礼貌。

  (4)办公室仪容礼仪

  在办公室里,秘书人员要树立整洁、端庄的个人形象。如果单位有统一的服装,无论男女都应尽量穿着工作服。如果没有,在办公室里要尽量选择较保守的服装。男士以西装为主,女士以职业装为主。女士的着装要端庄大方,不要过于暴露或前卫。化妆要以淡妆为主。男士夏天切忌在办公室穿拖鞋、短裤和背心等衣服。休闲装、运动装等也不适于办公室的工作环境。

  文秘接待客人的注意事项

  1、无论接待什么样的客人,都需做到公*和礼貌,应按先来后到的原则接待每一个客人。

  2、无论接待什么样的客人,都要和颜悦色、千万不能皱眉头。

  3、接待客人时态度要郑重,但说话要留有余地。

  4、对于有预约的客人要迅速转达他的要求,不让客人等候。

  5、为避免出错,对于客人说的一些重要事项要确认一遍。

  6、尽快记住客人的相貌和姓名,了解他们与本公司的关系。

  7、要请客人填写接待登记簿。

  8、上司没确认要见的客人,就不要让他进去。

  9、在不了解对方身份时,若对方问到上司在不在甚至上司的整个工作日程安排,则不要直接回答在不在,而应尽可能地从对方那里了解一些有用信息。

  10、陌生客人来访时,一定要注意听清有关他的姓名、所在公司等基本情况的介绍;根据情况的不同,对来客的意图和目的要打听清楚,但在打听时不失礼仪。

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